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Cómo Inmovilla Revoluciona Tu Negocio Inmobiliario con Toni García CEO de ARENA HOMES

Hoy comparto en primera persona cómo una herramienta puede cambiar radicalmente la forma en que trabajamos en una agencia inmobiliaria. Me llamo Toni García, soy CEO de Arena Homes y vengo de una tradición familiar de tercera generación en el sector inmobiliario. En este artículo te cuento, con detalle y ejemplos prácticos, por qué decidimos implementar Inmovilla, cómo fue la implantación, qué mejoras reales obtuvimos y qué retos veo en el horizonte para quienes nos dedicamos a esto. Si quieres optimizar captación, seguimiento, colaboración MLS, gestión multilingüe y fidelización, bienvenido: aquí tienes la hoja de ruta.

Tabla de contenidos

☕ Introducción: por qué hablamos de «un café» cuando hablamos de inmobiliaria

Cuando digo que nos juntamos «a tomar un café» no me refiero solo a una pausa agradable. En nuestro sector el café simboliza la conversación sincera, la escucha activa, la construcción de relaciones. El negocio inmobiliario es, al final, un negocio de personas: clientes, compañeros, colaboradores, proveedores. Cualquier herramienta que queramos incorporar debe respetar esa esencia humana y, sobre todo, facilitar que esas conversaciones pasen de ser olvidadas a ser sistemáticas y productivas.

Durante años trabajamos en promociones de obra nueva, con un volumen limitado de unidades por promoción y un proceso muy definido. La gestión era sencilla con intranets rudimentarias y controles manuales. El problema surgió cuando nos adentramos en la compraventa de segunda mano: el volumen de prospectos se disparó, el seguimiento era caótico y la fuerza comercial dedicaba horas que no generaban valor directo. Ahí es donde Inmovilla nos dio un antes y un después.

Toni García presentando Arena Homes en el Inmovilla Café

🏘️ Quién soy y cuál es la filosofía de Arena Homes

Soy Toni García y soy agente inmobiliario por tradición y por pasión. En Arena Homes tenemos tres oficinas en las provincias de Murcia y Alicante, en la zona costera. Mi familia lleva décadas en el sector y eso nos ha dado una ventaja invaluable: una cartera de relaciones y una reputación que se construye con el tiempo.

Si tuviera que resumir nuestra filosofía en dos frases serían estas: primero, la inmobiliaria para mí es un oficio de pasión y de tradición; segundo, creemos firmemente que el legado importa más que la competencia. No se trata de menospreciar a nadie, sino de entender que trabajamos pensando en el largo plazo: hacer las cosas bien hoy para que mañana se abran más puertas.

Esa filosofía orienta todo: desde la atención al propietario hasta la formación interna, la documentación y la forma en la que delegamos y automatizamos procesos. Y dicho sea de paso, también influye a la hora de decidir invertir en tecnología: no como fin en sí mismo, sino como medio para hacer mejor nuestro trabajo humano.

🕒 El problema que teníamos sin CRM: tareas que consumían tiempo

Antes de Inmovilla nuestro sistema era muy básico. Para obra nueva bastaba con una intranet donde registrábamos visitas y pocas unidades, pero al pasar al mercado de segunda mano la situación cambió radicalmente. El seguimiento era manual: papel, libreta, llamadas desde el primero hasta el último prospecto. La fuerza comercial dedicaba su tiempo a marcar números en lugar de vender.

Hay tareas que consumen un tiempo enorme cuando no están sistematizadas:

  • Controlar quién ha visitado qué propiedad y con qué resultado.
  • Hacer seguimiento de prospectos y recordar la frecuencia de contacto.
  • Compartir documentación con colaboradores nacionales e internacionales.
  • Gestionar traducciones y versiones multilingües de los anuncios.
  • Coordinar tareas administrativas tras la venta: notaría, fotografías, reseñas.

Todo eso se traducía en ineficiencia. La venta inmobiliaria no es simplemente poner un anuncio; es un proceso complejo que va desde la valoración correcta hasta la gestión del postventa, y sin una herramienta que te ayude todo se vuelve inestable.

🔧 La decisión de crear nuestro propio CRM y cómo descubrimos Inmovilla

Mi primer instinto fue intentar crear algo propio. Contraté a un programador y empezamos a desarrollar un CRM general. Horas y horas, módulos que no terminaban de encajar y al final la sensación de que estábamos reinventando la rueda. Fue entonces cuando un colega de Murcia me habló de dos cosas que cambiaron el juego: MLS y una plataforma que se llamaba Inmovilla.

Ver Inmovilla fue como abrir una puerta. Era la primera vez que veía una herramienta diseñada pensando en nuestras necesidades: registro de propiedades, mecanismos de coincidencia de oferta y demanda, idiomas, extranet para colaboradores, notificaciones inteligentes. Y todo eso por una cuota mensual razonable. Para un negocio en crecimiento como el nuestro fue la alternativa perfecta frente a invertir cientos de horas en desarrollar algo propio sin garantías.

Comparación entre desarrollar un CRM propio y usar una solución existente

💶 Costes y tiempo de implementación: expectativas reales

Cuando se plantea implantar un CRM surgen dos grandes preguntas: cuánto costará y cuánto tiempo llevará ponerlo en marcha. En nuestro caso, para poner lo básico en funcionamiento tardamos alrededor de un mes.

Invertimos además en formación. Busqué a un formador con experiencia real en el uso del CRM: no un instructor certificado por la plataforma sino un agente que lo usaba con resultados probados. Fueron dos sesiones intensivas de mañana y en total unas 10 horas con mi equipo. El coste aproximado de esa formación fue de 800 a 900 euros.

Mi enfoque para aceptar nuevas herramientas siempre ha sido categórico: hay opciones que son recomendables y otras que son obligatorias. Si una herramienta entra en la categoría «obligatoria», no hay debate: se utiliza. Mi método fue familiarizarme primero, formar a los coordinadores y convertirlos en soporte interno. Así cuando la fuerza comercial empezó a usarla ya había apoyo y contenidos disponibles. Resultado: casi ninguna resistencia.

Sesión de formación con el equipo de Arena Homes

⚙️ Cómo logramos adopción interna: apoyo, formación y medidas firmes

La implantación de cualquier sistema falla por dos motivos principales: falta de formación y falta de disciplina. No basta con poner la herramienta a disposición, hay que asegurar la adhesión. Mi estrategia fue sencilla y, a la vez, firme:

  1. Formar a los coordinadores intensivamente para que fueran soporte interno.
  2. Crear tutoriales y guías internas para tareas concretas.
  3. Declarar el uso del CRM como obligatorio para el trabajo cotidiano.
  4. Retirar prácticas antiguas: por ejemplo, prohibí registrar datos de ventas en agendas en papel.

Tomar medidas drásticas ayuda a evitar la doble gestión y a desterrar hábitos improductivos. Nadie quiere que su trabajo se duplique y, cuando la ventaja es clara, la gente se adapta. La gente de ventas siempre quiere «más inmuebles» pero muchas veces no aprovechan lo que ya tienen en la base de datos. Un CRM les obliga a explotar ese activo.

Coordinadores revisando el CRM en una reunión

🚀 Resultados concretos: eficiencia, crecimiento y nuevas oportunidades

Lo tangible de un buen CRM se manifiesta en eficiencia. Al automatizar tareas y recibir notificaciones de coincidencias entre propiedades y compradores, liberamos horas que la fuerza comercial pudo dedicar a vender. Algunos resultados concretos que vimos:

  • Más rapidez en la respuesta a los leads y mejor seguimiento.
  • Gestión de documentos centralizada y traducciones automáticas para anuncios en varios idiomas.
  • Facilidad para compartir propiedades con colaboradores nacionales e internacionales mediante extranet.
  • Incremento de leads cualificados y, por tanto, de ventas.
  • Escalabilidad en plantilla y apertura de nuevas oficinas sin aumentar proporcionalmente la carga administrativa.

Por ejemplo, herramientas como la notificación automática de matches nos permitían saber que una propiedad que aún era un prospecto tenía varios compradores alineados. Con esa información planificábamos rápidamente visitas y ofertas. Además, la posibilidad de registrar la ficha en varios idiomas y usarla como fuente única evitó la duplicación de trabajo.

🌍 MLS, colaboración y el valor de compartir

Uno de los puntos que más nos cambió el negocio fue el acceso a MLS y la capacidad de contribuir y colaborar con otros agentes. Ser parte de una red significa ampliar el canal comercial de cada propiedad. Antes, para compartir documentación con colaboradores creábamos carpetas en Dropbox o OneDrive y enviábamos enlaces. Era un proceso pesado. Ahora, con Inmovilla, damos acceso controlado y directo desde la plataforma.

El efecto fue claro: mejor posicionamiento de nuestros inmuebles, mayor alcance internacional y un flujo de colaboración más fluido. El hecho de que otros agentes pudieran ver, ofertar y gestionar una misma propiedad con controles y trazabilidad incrementó la confianza y las operaciones compartidas.

🔁 Fidelización y postventa: mantener viva la relación con el cliente

En el mercado de segunda mano la fidelización es más difícil que cerrar una venta. Una vez vendes, el cliente desaparece frecuentemente. Mantener esa llama encendida requiere poco esfuerzo si lo haces con sistema. Un CRM te permite programar toques periódicos con tareas sencillas pero de alto impacto:

  • Solicitar una foto en la notaría y publicarla como testimonio.
  • Pedir una reseña en Google tras la firma.
  • Registrar cumpleaños y aniversarios de compra para enviar un mensaje o regalo simbólico.
  • Contactar cada seis meses para preguntar por su satisfacción y si conocen potenciales clientes.

Eso convierte a clientes satisfechos en embajadores. No se trata solo de usar el CRM para vender ahora; se trata de transformar a los clientes en «empleados pequeños» para la inmobiliaria que, con cariño y protocolo, te traerán más propiedades y recomendaciones en el futuro.

🎯 Objetivos a corto y medio plazo: preparación para 2026

Mi gran preocupación de cara a 2026, y que comparto con muchos compañeros, es la reducción del stock. En los últimos cinco años el parque de vivienda ha disminuido un 30% de media en España, aunque con variaciones según zonas. En un entorno donde la demanda sigue siendo alta y la oferta escasea, captar producto será clave.

¿Cómo nos ayuda Inmovilla en esa tarea? Fundamentalmente a través del aprovechamiento de la base de datos y de un seguimiento constante. En tiempos donde la captación de nuevos inmuebles será más competitiva, la clave estará en explotar la base existente: retomar contactos, programar seguimientos semanales o mensuales y ofrecer soluciones a propietarios que aún no han tomado la decisión de vender.

Además, la formación y la eficiencia serán críticas. Un buen CRM es tan potente como las personas que lo usan. Tener protocolos de trabajo, campañas de nurturing y una estrategia de contacto bien definida nos permitirá convertir más contactos en mandatos de venta.

📉 ¿Vendrá una caída fuerte de precios? Mi visión realista

No soy de los que predican catástrofes, pero sí soy realista. Tras años de subidas importantes quizás entremos en un ciclo más pausado. Los datos macro pueden mostrar crecimiento, pero la realidad de las familias, su capacidad de ahorro y la inflación cuentan otra historia. Si las ventas pasan de cifras cercanas a 700 000 a niveles de 600 000 o 500 000, los titulares hablarán de caída de ventas y muchos compradores preferirán esperar.

Esto implicará una mayor dificultad para captar clientes y cerrar operaciones. Por lo tanto, la preparación es la mejor estrategia: dominar el CRM, tener protocolos, flexibilizar los procesos y, sobre todo, estar cerca del cliente para cuando decida dar el paso. De nuevo, la base de datos y el seguimiento cobran protagonismo.

Toni explicando su predicción de mercado para 2026

🧭 Si Inmovilla desapareciera: riesgo operativo y contingencia

Fíjate, si mañana Inmovilla dejara de existir o fallara por mucho tiempo, sería un caos para nosotros. La dependencia está ahí y es real. Nuestras publicaciones, nuestro sitio web y la coordinación diaria pasan por la herramienta. ¿Qué haríamos? Buscar otra alternativa, comparar soluciones y volver a implementar desde cero. Por eso es importante tener planes de contingencia, copias externas de la información esencial y acuerdos claros con proveedores.

Pero más allá del riesgo tecnológico, la lección es clara: adopta herramientas robustas pero prepara procesos internos que permitan la resiliencia. La tecnología facilita, pero nunca debe ser la única columna vertebral sin alternativas.

Equipo reaccionando frente a una caída del sistema

🧠 Tecnología y ética: hasta dónde dejar que la máquina actúe

La tecnología, incluida la inteligencia artificial, viene a ayudarnos. Pero debemos ser prudentes. Hay tareas básicas que pueden ser automatizadas con garantías: respuestas iniciales, filtrados, envíos de documentación, recordatorios. Sin embargo, dejar todo el proceso en manos de la máquina no es ético ni eficaz en este negocio tan humano.

Mi analogía favorita es la freidora de aire: puedes programarla y te ahorra tiempo, pero cada cierto tiempo voy a comprobar cómo está el filete. Con los contactos pasa igual: la automatización del primer contacto está bien, pero la conversación real requiere empatía, escucha y juicio humano. Automatiza lo que te libera tiempo para hacer lo que solo una persona puede hacer: construir confianza.

🆕 Funcionalidades que realmente hemos aprovechado: ECAR e Inbox

Dos funcionalidades recientes que estamos explotando son la tarjeta digital ECAR y el Inbox, un buzón espejo dentro de la plataforma. El Inbox ha sido una revolución para mi coordinadora: centraliza mensajes, leads y conversaciones en un solo lugar, evitando pérdidas y duplicidades.

La ECAR, por otro lado, es una tarjeta digital para mostrar la propiedad de forma ágil y moderna. Aunque todavía no la usamos al máximo, las herramientas que centralizan la información optimizan la comercialización y la experiencia del cliente.

🏡 Cómo ha cambiado el mercado en Murcia y Alicante

En los últimos 20 años hemos visto municipios costeros multiplicar su población por dos. La combinación de turismo residencial y la compra de segundas residencias por personas de otras regiones españolas ha transformado radicalmente la zona. Ciudades y municipios como San Pedro, San Javier y Pilar de la Horadada han experimentado un crecimiento enorme.

Otro cambio muy relevante es la composición de compradores internacionales. En Alicante casi la mitad de las compras ya las realizan compradores internacionales. Los británicos siguen siendo importantes, sobre todo en el mercado de segunda mano, pero han dejado de ser los únicos. Aparecen clientes de países como República Checa, Polonia, Lituania, Bélgica, Países Bajos e incluso Islandia. El conflicto en Ucrania también ha añadido flujos migratorios que influyen en la demanda local.

Estos fenómenos hacen imprescindible una gestión multilingüe y una estrategia de marketing internacional. Tener un CRM que maneje versiones de ficha en varios idiomas, con la posibilidad de compartir materiales con colaboradores extranjeros, es una ventaja competitiva.

📝 Proceso paso a paso: desde el primer contacto hasta la firma del encargo

Una pregunta frecuente es cómo es exactamente el proceso cuando un propietario nos contacta para vender. Aquí lo explico con el orden que usamos en Arena Homes, con la idea de que puedas replicarlo en tu agencia:

  1. Visita inicial: siempre visitamos la propiedad. Las fotos ayudan pero la valoración correcta exige ver in situ.
  2. Valoración comparativa ACM: elaboramos un análisis comparativo de mercado para fijar un precio realista.
  3. Presentación del plan de marketing: mostramos al propietario el equipo que trabajará, la red de MLS y la estrategia (online, materiales, eventos, anuncios destacados).
  4. Prueba de conocimiento: a veces aplicamos un minitest con 15 preguntas para que el propietario entienda la complejidad del proceso y el valor que aportamos.
  5. Cálculo de coste de oportunidad: mostramos cuánto le cuesta al propietario mantener la vivienda sin vender (gastos comunidad, IBI, suministros, intereses hipotecarios) para que entienda el impacto económico del tiempo en mercado.
  6. Redacción y firma del mandato: preparamos un mandato completo que incluye autorización para solicitar notas simples actualizadas y otras verificaciones.
  7. Alta en el CRM y publicación multicanal: subida de la ficha en Inmovilla con traducciones, fotos profesionales y distribución por MLS y portales.
  8. Plan de seguimiento y reporting: informamos periódicamente al propietario con métricas y feedback de visitas.

Este protocolo nos ha permitido profesionalizar el servicio y minimizar sorpresas. Cada paso está registrado en el CRM para trazabilidad y mejora continua.

📈 Casos prácticos y anécdotas: vender más con menos ruido

En una ocasión le hice al propietario el ejercicio del «valor diario» de tener la vivienda en el mercado sin vender: al contabilizar comunidad, IBI, suministros mínimos y una parte proporcional de los intereses hipotecarios, le salió un coste aproximado de 10 euros al día. Cuando se lo presenté con esa metáfora visual, cambió el chip de «no tengo prisa» a «vamos a acelerar». Son ejemplos sencillos pero efectivos.

Otro caso práctico: compartir una promoción con colaboradores internacionales mediante el acceso extranet redujo horas de intercambio de archivos y permitió cerrar ventas con agentes que aportaron compradores en menos de una semana. Eso antes era impensable sin duplicar trabajo y sin errores de versiones.

Presentación del coste diario de mantener una vivienda

🧩 Claves para sacar el máximo partido a Inmovilla

Si estás considerando implantar Inmovilla o ya lo usas, aquí tienes una checklist práctica basada en nuestra experiencia:

  • Formación intensiva inicial y reciclajes periódicos.
  • Nombrar coordinadores que actúen como superusuarios y soporte interno.
  • Definir protocolos de trabajo claros: quién sube fichas, quién valida documentación, cadencia de seguimiento.
  • Automatizar solo lo útil: primeras respuestas, envíos de documentación, recordatorios de visitas.
  • Personalizar plantillas para presentaciones a propietarios y campañas de nurturing.
  • Mantener exportaciones y backups fuera de la plataforma por si hay incidencias.
  • Revisar el uso de herramientas nuevas como ECAR e Inbox y evaluarlas en KPIs concretos.

🧑‍💼 Reclutamiento y equipo: crecer sin perder el alma

El crecimiento de Arena Homes no ha sido solo tecnológico; ha sido humano. Pasamos de un equipo de tres personas a casi 20. La tecnología facilita delegar y escalar, pero no sustituye la cultura y la formación. Por eso invertimos en dos frentes: personas con actitud y procesos que la tecnología ayuda a ejecutar.

En reclutamiento buscamos perfiles que no solo sepan vender sino que acepten trabajar con procesos y tecnología. La formación interna se convierte en factor de retención. Además, cuando un equipo entiende que el CRM les facilita la vida, el producto se autoalimenta: más uso genera mejor información y mejores cierres.

Equipo comercial de Arena Homes celebrando un cierre

🔎 Errores comunes que debes evitar al implantar un CRM inmobiliario

Implantar un CRM tiene trampas si no se hacen las cosas con criterio. Te dejo los errores más habituales y cómo evitarlos:

  • No formar lo suficiente: la herramienta sin adopción no vale. Invierte en tiempo de capacitación.
  • Duplicar procesos: mantener papeles y el CRM a la vez genera fallos. Decide un sistema de registro único.
  • No definir responsabilidades: establece roles claros para subir fichas, revisar leads y cerrar tareas.
  • Automatizar en exceso: automatiza lo que aporta y deja lo humano para lo que lo necesita.
  • No medir resultados: sin métricas no sabes si la herramienta produce ROI. Define KPIs desde el inicio.

📚 Recomendaciones finales para agencias que quieren profesionalizarse

Si diriges una agencia o trabajas en una, te dejo mi consejo directo y práctico:

  1. No vistas al CRM como una moda. Es una inversión estratégica que requiere liderazgo en su implantación.
  2. Prioriza la formación práctica con casos reales, no solo teoría.
  3. Usa el CRM para construir un proceso de relación postventa que convierta clientes en embajadores.
  4. Vigila el mercado y prepara planes de contingencia. Anticípate, no reacciones.
  5. Mide, prueba y ajusta. Los procesos deben evolucionar con los datos.

En nuestro caso, Inmovilla ha sido una palanca de crecimiento que nos ha permitido escalar, internacionalizar y mejorar la experiencia del cliente sin perder la esencia del trato humano. Si algo me ha dejado claro esta experiencia es que la tecnología es un multiplicador, pero la confianza y la relación siguen siendo el núcleo del negocio.

Sesión de estrategia: medir, probar y ajustar procesos

❓ Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se tarda en implementar Inmovilla con lo básico operativo?

Para lo esencial, nosotros tardamos aproximadamente un mes en tener los procesos básicos en marcha. Eso incluye la configuración inicial y las adaptaciones de la estructura de la agencia en el CRM.

¿Cuál fue la inversión inicial en formación para el equipo?

Contratamos formación externa intensiva (unas 10 horas distribuidas en dos sesiones de mañana) y el coste aproximado fue de entre 800 y 900 euros.

¿Cómo gestionan la resistencia del equipo a dejar prácticas tradicionales como el papel?

Clasifico las herramientas en opcionales y obligatorias. Esta fue obligatoria. Formé a coordinadores como soporte interno, ofrecí tutoriales y decreté que todo debía registrarse en el CRM. Las medidas firmes y el apoyo interno eliminaron la resistencia.

¿Qué beneficios concretos vieron tras implantar la plataforma?

Aumentó la eficiencia, mejoró la gestión de leads, aceleramos tiempos de respuesta, gestionamos propiedades en varios idiomas sin duplicar trabajo, y aprovechamos la colaboración MLS para ampliar alcance comercial.

¿Cómo ayuda un CRM en la fidelización de clientes?

Permite programar recordatorios para cumplimientos sencillos pero valiosos: pedir reseñas, felicitar cumpleaños, celebrar aniversarios de compra y chequear clientes cada seis meses para generar referencias. Eso mantiene la relación y genera recomendaciones.

¿Es peligroso depender tanto de una plataforma como Inmovilla?

Toda dependencia tecnológica tiene riesgo. Por eso es importante tener backups, protocolos de contingencia y mantener exportaciones periódicas de datos. También conviene tener una cláusula y comunicación con el proveedor sobre tiempos de recuperación y soporte.

¿La IA puede sustituir al agente inmobiliario?

No. La IA puede automatizar respuestas iniciales y filtrar leads, pero la relación humana, la empatía y el juicio siguen siendo imprescindibles. La IA es un complemento para liberar tiempo y mejorar la eficiencia.

¿Qué KPIs debemos medir para evaluar la efectividad del CRM?

Tasa de conversión de leads a visitas, tiempo medio de respuesta a un lead, número de leads gestionados por agente, tiempo medio hasta cierre, tasa de retención de propietarios y número de referencias generadas por clientes previos.

¿Recomiendas pagar por formación externa o usar soporte del proveedor?

Ambas opciones son válidas. Nosotros apostamos por un formador agente con experiencia real en el uso del CRM porque aporta casos prácticos y trucos que la formación estándar del proveedor a veces no cubre.

¿Qué medidas tomó Arena Homes para captar más stock ante la caída de oferta?

Apostamos por explotar la base de datos, intensificar seguimientos, diseñar campañas de captación para propietarios «no en prisa», mejorar la propuesta de valor (presentaciones y estudios de mercado) y activar la colaboración MLS para acceder a compradores potenciales que incentiven a propietarios a vender.

📌 Conclusión: tecnología con sentido común y un propósito claro

Si me preguntas qué ha supuesto Inmovilla para Arena Homes diré sin dudarlo que ha sido una palanca de rapidez y profesionalización que nos ha permitido crecer de forma ordenada. Pero ojo: la herramienta no sustituye la relación humana que define nuestro trabajo. La tecnología nos sirve para ser más eficientes y postular mejores soluciones. La verdadera transformación ocurre cuando combinamos procesos claros, formación, disciplina y una cultura centrada en el legado y en el cliente.

Si estás valorando dar el salto, hazlo con plan, forma a tu equipo, nombra superusuarios, mide y prepara contingencias. Y sobre todo, no olvides que, en el negocio inmobiliario, el mejor CRM del mundo solo será útil si detrás hay personas que saben escuchar, entender y resolver problemas reales.

Cierre del Inmovilla Café con Arena Homes

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